Segundo o IBGE, no Brasil, a maioria das empresas não dura 10 anos, e 1 em cada 5 fecham após 1 ano. Das nascidas em 2008, apenas 25,3% continuavam de pé em 2018.

No entanto, são vários os motivos que levam essas empresas a fechar, e um deles se deve à falta de organização e controle interno, pois raramente investem tempo e recursos em sistemas de gestão.

Para que uma empresa garanta que está organizada e que tem tudo sob controle, é fundamental identificar que os seguintes pontos estão contemplados:

1. Implementar controles internos eficazes e eficientes por meio de funções, políticas e procedimentos definidos e regras; Recomenda-se que sejam por escrito.
2. Apoie-se na tecnologia para executar um sistema de controle, como computadores, softwares, entre outros.
3. Supervisionar a execução dos procedimentos de operação, comparar com o que foi definido, analisar os desvios existentes e corrigir se necessário.

O que é um sistema de controle interno?

Consiste no planejamento e definição das funções de pessoal, estruturado por meio de manuais de organização, procedimentos, políticas e regulamentos.

Como podemos implementá-lo?

É necessário realizar uma análise exaustiva de quais funções são essenciais para o bom funcionamento da empresa. Um exemplo disso é a prospecção, cotação, venda, faturamento, controle de devoluções de vendas, cobrança, análise de antiguidade de contas a receber, preços de compra, quantidade de unidades e produtos a serem adquiridos, registro de operações contábeis para geração de relatórios financeiros, apresentação de extratos, análise de estatísticas de vendas, promoção e publicidade etc.; então eles devem ser classificados para atribuir responsabilidades.

O próximo passo é descrever como, quando e para que servirá cada função; em seguida, atribua-os a uma posição, isso depende do volume de operações e do número de funcionários que a empresa possui; em seguida, de acordo com os objetivos da organização, deve ser elaborada a “descrição do trabalho”, que faz parte do Manual da Organização.

Por que é necessário fazer Manuais de Procedimentos?

Idealmente, uma vez estruturadas as funções essenciais, devemos reunir todo o pessoal envolvido na operação para especificar por escrito as regras e procedimentos mais comuns da operação, como vendas, e compartilhar com eles a importância do controle interno. Existem minutas que facilitam a realização dos procedimentos necessários para cada departamento.

Controle interno: para que servem as políticas da empresa?

Devem ser definidos os critérios que orientam e facilitam a tomada de decisão, ou seja, as políticas da empresa: listar todas as operações mais comuns e com as quais podem ser criados critérios que facilitem as ações e decisões do pessoal. Um exemplo disso é escrever os parâmetros para dar crédito a um cliente: você tem que analisar há quanto tempo você está comprando da empresa à vista, quanto e com que frequência. “Para dar crédito por 15 dias a um cliente, ele deve ter pelo menos 6 meses comprando à vista, com frequência e valor de $ 20 mil pesos por mês”. Da mesma forma, o trabalho deve ser feito pelas áreas para, posteriormente, criar o Manual de Políticas.

As regras da empresa devem ser criadas?

Sim, pois trata-se de todas as ações obrigatórias a fazer e não fazer para gerar uma convivência saudável entre o pessoal dentro da empresa e com os externos. Também o mais importante é divulgar todos esses documentos com o pessoal envolvido para que sejam executados e fiscalizados.

É aconselhável realizar a implantação do sistema de controle nas estações com menor carga de trabalho operacional, e hoje é um bom momento para começar. A única coisa que você precisa é investir tempo e interesse em organizar sua empresa para fazê-la crescer.

Começar pelo processo de controle interno é mais barato do que nunca, pois são gerados benefícios para sua empresa a médio e longo prazo.